Comment mettre en place un logiciel ?

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comment mettre en place un logiciel de gestionDans cet article, je vais vous décrire notre quotidien ! J’ai décidé de tout vous dire sur notre activité et de vous expliquer dans l’entreprise.

1. Analyse des besoins

Qui : Chargé d’affaires et consultant fonctionnel  : Dans l’entreprise et au bureau

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C’est l’une des étapes les plus importantes, sinon la plus importante. Un chef d’entreprise rencontre l’entreprise pour se familiariser et comprendre son organisation. L’objectif est de bien comprendre les besoins de l’entreprise et en particulier la part d’un tel projet.

Comprendre les problèmes

« Nous passons trop de temps à saisir les mêmes informations de façon répétée plusieurs fois ! Si je veux continuer à grandir, je dois continuer à embaucher du personnel. Je suis sûr que nous pourrions gagner du temps si nous n’avions pas à saisir de nouveau des informations 3 à 4 fois. »

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pour comprendre ce qui les dérange au quotidienÀ ce stade, nous ne parlons pas de « besoins », car les entreprises ne savent pas toujours ce dont elles ont besoin. Il faut avoir le temps de discuter, comprendre comment ils fonctionnent .

Analyse des besoins

Une fois qu’un chef d’entreprise a clairement identifié les problèmes, il fait appel à un consultant fonctionnel pour le soutenir au sein de l’entreprise. C’est un peu plus technique car, en général, nous nous engageons vraiment dans le processus de gestion. Nous analysons étape par étape le fonctionnement de la société.

« Tout d’abord, les vendeurs font un devis directement avec leur client, puis un ADV est envoyé, qui le transforme en commande, puis sur BL et facture. Entre les deux, le service des achats passe la commande des équipements, etc. »

Orientation vers un ou plusieurs logiciels

Sur la base de l’analyse que nous avons menée à l’étape ci-dessus, nous sommes en mesure de proposer le logiciel de l’entreprise adapté à ses besoins. Comme nous l’avons indiqué dans l’article précédent, il n’existe pas de meilleur ou de pire logiciel, il s’agit simplement d’un logiciel adapté à chaque activité. Nous allons donc sélectionner un ou plusieurs logiciels que nous montrerons à l’entreprise ce qu’on appelle une « démo ». Cela vous permettra d’affiner un peu plus la sélection, de ne la laisser qu’une seule fois :

Rapport d’analyse et proposition commerciale

Maintenant que nous comprenons les problèmes, les besoins et que nous connaissons le logiciel le plus approprié, nous allons capable de rédiger notre rapport. En général, nous divisons ce rapport en plusieurs parties :

  • Analyse des activités existantes, ce qui nous permet de décrire le fonctionnement actuel de l’entreprise
  • Solution proposée qui vous permet de décrire ce que les nouveaux logiciels vont faire
  • L’état d’avancement du projet, qui nous permet de décrire comment nous allons procéder pour la mise en œuvre de l’intégration
  • Budget

Une fois que nous nous sommes mis d’accord sur un budget, nous pouvons commencer à travailler.

2. Paramètres du logiciel

Qui : Consultant fonctionnel  : Chez le client

Après avoir vérifié le rapport d’analyse et le budget d’intégration, nous arrivons au cœur de cette question, la mise en œuvre. Le consultant effectuera les travaux directement chez le client, ce qui lui permettra d’être en contact avec les équipes pour préciser sans perdre de temps.

Installation

C’est souvent la première étape, il s’agit d’une installation « physique » du logiciel sur le serveur client et sur les postes de travail des utilisateurs. (N.D.A. Ce mouvement disparaîtra avec la démocratisation du cloud car le logiciel est déjà installé).

Paramètres

C’est ici. personnaliser le logiciel en fonction des activités et des processus du client. La société de services n’aura pas besoin des mêmes fonctions que l’entreprise de construction et vice versa.

Récupération des données

s’agit d’une étape cruciale car elle implique Il de charger les informations qu’un client possède déjà sur un ancien logiciel ou dans Excel. Cela permet à l’entreprise de repartir de zéro et de lancer de nouveaux logiciels avec tous ses par histoire.

3. Formation des utilisateurs

Qui : Conseiller fonctionnel et coach  : au domicile du client ou dans la salle de formation de l’intégrateur

Je n’ai pas pu vous expliquer comment mettre en place un logiciel de gestion dans l’entreprise, sans parler de la formation. Parce que c’est très bien d’avoir le meilleur logiciel, qu’il soit installé et configuré parfaitement si personne ne sait comment l’utiliser.

Cette décision est essentielle à la réussite du projet : comment les utilisateurs adhèreront à ce nouvel outil. En théorie, si nous avons suivi des méthodes de changement moteur, la formation n’est qu’une formalité.

Plus précisément, un coach consultant dirigera une formation pourrequêtes et des réponses expliquer le fonctionnement du nouveau système. L’idéal est de faire plutôt une demi-journée d’entraînement à prendre efficacité maintenue. Il est également nécessaire de fournir un espace de session afin que les utilisateurs aient le temps de faire de l’exercice de leur côté. Cela vous permet d’effectuer des lors des sessions suivantes et donc d’avancer sur des questions concrètes.

Au terme de ces formations, les utilisateurs sont autonomes et peuvent travailler sur de nouveaux logiciels.

4. Aide quotidienne (bonus)

Qui : service Hotline (ou consultant fonctionnel dans les plus petites structures)  : Dans un bureau en maintenance à distance (sauf pour un gros problème)

Ce

n’est pas parce que le projet est terminé et que les utilisateurs sont formés qu’ils seront seuls au monde ! Nous sommes là tous les jours pour répondre à leursl’aide annuelle questions et les aider en cas de doute. C’est ce qu’on appelle .

Et c’est tout, vous savez tout de notre métier !

Si vous avez besoin d’aide sur le projet, n’hésitez pas à commencer

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