Comment puis-je contacter un enseignant par e-mail ?

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Qui n’a jamais commencé à écrire un e-mail et s’est arrêté là, dans cette fenêtre vide ? Surtout lorsque la situation nécessite un niveau d’attention plus élevé, par exemple en écrivant un e-mail formel à un client , par exemple.

Nous comprenons. Il est courant d’avoir des insécurités concernant l’écriture et le degré de formalité appliqué à la conversation. En fait, il est extrêmement important de prendre ces deux questions au sérieux. Le courrier électronique reste un outil relationnel essentiel au service du consommateur.

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Mais il y a aussi d’autres points à prendre en compte pour écrire le message parfait. Nous avons donc décidé de les simplifier pour vous avec ce tutoriel interactif. Aham ! Au cours de ce texte, nous vous guiderons à travers toutes les étapes à suivre pour créer un e-mail officiel. Et à la fin de ce voyage, vous aurez un modèle infaillible enregistré dans vos brouillons. On va commencer ?

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L’importance du courrier électronique dans

service En ce qui concerne les relations avec les clients, vous devez être prêt à les servir à tous les points de contact. Même, bien sûr, par e-mail professionnel. Après tout, il s’agit de l’un des canaux de communication les plus populaires entre les entreprises et leurs clients, fournisseurs et employés.

Tirer parti du courrier électronique peut être avantageux pour plusieurs raisons. Le plus important est la possibilité d’enregistrer le service et d’éviter d’éventuels désaccords dans la négociation. De plus, il s’agit d’une forme d’interaction pratique (est-ce que quelqu’un se rend encore à la Poste pour envoyer des lettres ?) et moins coûteux (bonjour, compagnies de téléphone).

Cependant, étant donné que le courrier électronique est un outil fondamental de la routine de chaque organisation, il est nécessaire d’en faire un allié et non un ennemi de la productivité. Il existe des techniques qui facilitent votre processus de rédaction, ce qui vous permet d’économiser du temps et de l’énergie pour vous concentrer sur des tâches plus stratégiques. Mais, Avant d’en parler, nous allons connaître les différents objectifs d’un e-mail d’entreprise.

Démêler les types de courriels

Il est inutile de savoir comment écrire un e-mail formel à un client si vous n’avez pas défini la raison de cette approche . En passant, le but de l’e-mail déterminera également le niveau de sa formalité. Voici donc quelques types d’e-mails que vous êtes susceptible d’envoyer pendant votre travail.

E-mail de présentation

Le client a-t-il manifesté de l’intérêt pour votre produit ou service ? Cet e-mail sert à présenter la marque, en exposant les solutions et les avantages qu’elle a à offrir. Cette approche initiale est d’une grande importance car elle peut être à l’origine de la première impression que le public aura de l’entreprise. Il est donc facile de vous présenter, de présenter l’entreprise et de suggérer la prochaine étape de l’interaction.

E-mail de

suivi Maintenant que vous avez établi le premier contact avec le client, cet e-mail a pour rôle de lui rappeler votre entreprise. De plus, il encourage également les consommateurs à aller de l’avant dans leur parcours d’achat ! Selon les résultats numériques :

Des études estiment que le fait de parler plus de 6 fois au client potentiel peut augmenter vos chances de conversion en ventes d’environ 90 % .

Alors, pourquoi pas ? Il suffit de prendre soin, avant de commencer le suivi, de garder une fréquence contrôlée et de ne pas finir par être gênant dans cette approche.

E-mail de clôture

Vous êtes sur le point de conclure l’achat et cet e-mail est destiné à finaliser l’offre. Il est temps d’être persuasif et de faire l’éloge de tous les privilèges que le client obtiendra en achetant votre produit ou service. Il est également temps d’être utile et d’offrir de l’aide en cas de questions. Rappelez à votre équipe de service complétez l’e-mail avec toutes les données nécessaires, telles que les montants, les détails, les conditions de paiement et le délai de livraison.

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    E-mail souvenir

    Différent de l’e-mail de suivi, cela peut être envoyé dans deux cas : lorsque vous avez l’intention de faire de la vente incitative, de la vente croisée ou de fidéliser des utilisateurs qui ont déjà acheté chez vous, ou lorsque vous souhaitez vous reconnecter avec un client qui a « disparu ». Dans les deux cas, il est important de disposer d’un CRM mis à jour pour fournir un service personnalisé et plus affirmé. Profitez de ce contact pour déterminer si le client a de nouvelles demandes qui peuvent devenir des opportunités pour votre entreprise.

    Comment écrire un e-mail officiel à un client

    En plus des quatre principaux types d’e-mails que nous venons de voir, plusieurs modèles sont utilisés à d’autres fins. Malgré cela, quel que soit le parcours client, ils doivent tous se fier à certaines directives lorsqu’il s’agit d’une approche plus formelle.

    Il est donc temps de mettre la main sur vous ! Mais vous pouvez être tranquille, car nous passons en revue toutes les étapes pour écrire un e-mail formel à un client ensemble.

    Pour commencer, ouvrez votre e-mail.

    🤓 Première étape : adresse e-mail et abonnement

    L’adresse e-mail idéale dans l’univers de l’entreprise ressemble généralement à ceci : seunome@suaempresa.com.br . Cela rend déjà explicite un certain degré de sérieux dans le service client.

    N’utilisez jamais une adresse personnelle, comme ces discussions relationnelles classiques, pour envoyer un e-mail professionnel. En plus de nuire à l’image de l’entreprise, vous pouvez devenir une blague parmi vos consommateurs.

    En ce qui concerne l’abonnement, le conseil consiste à laisser un modèle par défaut déjà configuré. Il peut contenir votre nom, votre fonction, votre numéro de téléphone direct et le logo de l’entreprise. Une fois cela fait, passez à l’étape suivante.

    Deuxième étape : sujet

    Maintenant, dans votre boîte de réception, ouvrez un nouveau message. Notez que, peu de temps après le destinataire, le prochain champ à remplir est l’objet. Peu de gens ne peuvent pas pour cet espace, mais sachez qu’il peut déterminer s’il faut lire l’e-mail ou non. C’est pourquoi il est essentiel de prendre en compte :

    • Les sujets doivent susciter la curiosité et l’ouverture de l’e-mail ;
    • Ils doivent être courts (entre 50 et 60 caractères) et objectifs ;
    • Ne pas utiliser de mots entiers en majuscules, ni trop de points d’exclamation, pour éviter que l’e-mail ne soit considéré comme du spam
    • ;

    • Ils ne doivent pas contenir de termes liés à « argent », « gratuit » ou « offre », ni de phrases « acheter maintenant » – également pour éviter le spam.

    Troisième étape : le langage

    C’est là que la plupart des gens éprouvent le plus de difficultés. Après tout, le type de langue dépendra de la réalité de chaque entreprise et le degré de formalité peut être relatif à ceux qui reçoivent le message. Un conseil qui ne manque jamais est d’être modéré : soyez cordial, mais n’exagérez pas avec un un vocabulaire très sérieux.

    Vous devez commencer le dialogue par le terme « Cher (nom du client) », c’est une façon élégante de montrer du respect dans un e-mail formel. Et en même temps, vous pouvez maintenir un ton sympathique dans le reste du discours avec un « Bonjour  » affectueux.

    Une règle classique consiste à s’adresser à la personne en fonction de sa position. Par exemple : « Dr, directeur ou M. responsable de ». Mais suivre cette règle ne signifie pas être lié à des clichés, comme le fameux « Je passe par là » . Mettez-vous à la place de ceux qui recevront l’e-mail et essayez d’écrire de la manière la plus agréable possible.

    Quatrième étape : contenu

    Lorsque nous parlons du contenu de l’e-mail, moins c’est mieux . C’est parce que dans la ruée de la vie quotidienne, personne ne veut perdre de temps à lire de très longs textes, n’est-ce pas ? Soyez concis et allez directement à point.

    Selon HubSpot, 80,8 % des utilisateurs affirment ouvrir leurs e-mails sur des appareils mobiles. C’est une raison de plus pour créer un message objectif ! Si les gens ignorent déjà les longs courriels sur l’ordinateur, imaginez sur des écrans plus petits où la lecture est diagonale (c’est-à-dire à la recherche des mots les plus pertinents).

    texte trop long peut saper les efforts de votre équipe d’assistance pour capter l’attention des consommateurs. Laissez ensuite une description plus détaillée du produit ou du service pendant un second instant. Utilisez le gras Un pour mettre en évidence les sujets clés et organiser les différents sujets en paragraphes distincts.

    Cinquième étape : adieu

    Il existe plusieurs façons de dire au revoir dans un courriel officiel. Profitez de l’ouverture de votre brouillon et copiez ces suggestions pour choisir celle qui convient le mieux à chaque situation :

    • Pour toute question, je suis à votre disposition, j’
    • attends votre
    • Répondre

    • Gentilement/ Attentivement
    • Cordialement
    • Reconnaissant

    • Depuis maintenant je quitte mes remerciements Merci pour
    • votre attention
    • Avec mes meilleures salutations
    • Avec une grande estime
    • Avec une grande considération
    • Passez une bonne journée

    Étape 6 : Révision

    L’examen est l’une des étapes les plus importantes de la rédaction d’un e-mail officiel à un client. Le texte avec des glissements d’écriture diminue la crédibilité de la marque en se sentant délabré. Et même si vous avez une bonne connaissance de la langue portugaise, personne n’est libre de faire des fautes de frappe.

    Pour cette raison, vérifiez l’intégralité du message, depuis le contenu jusqu’au nom du destinataire, au moins deux fois. Vérifiez également si vous avez inséré les pièces jointes si nécessaire. Et, regardez, la bonne nouvelle, c’est qu’aujourd’hui, nous avons de nombreux outils de révision à notre disposition (comme Word lui-même ou Google Docs). Toutefois, si vous avez encore des questions grammaticales ou orthographiques, n’hésitez pas à les poser à vos collègues ou à essayer de les résoudre sur Internet.

    Avant de cliquer sur Envoyer

    Nous sommes arrivés à la fin du défi consistant à rédiger un e-mail officiel à un client. Cela signifie que vous aurez toujours un bon exemple enregistré dans vos brouillons. Mais avant d’envoyer votre e-mail, assurez-vous que votre entreprise sera prête à répondre aux demandes qui en découlent. Pour cela, nous vous suggérons ces autres lectures :

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