Comment mettre en place un logiciel ?

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Comme toutes les professions de soutien au sein des organisations, il transforme et numérise les fonctions des ressources humaines pour offrir de plus en plus de valeur aux employés et aux organisations. Longtemps en marge, la gestion des compétences prend désormais une nouvelle dimension et est reconnue par les structures de développement des ressources humaines de toutes tailles et de tous les secteurs d’activité. Dans ce contexte, les logiciels de gestion des compétences sont florissants et comptent de nombreux adeptes.

1 — Qu’est-ce que la gestion des compétences ?

La gestion des compétences est un ensemble de procédures conçues pour acquérir, promouvoir et harmoniser les compétences des employés d’une entreprise. Il est généralement fourni par la fonction RH et par le biais d’outils bureautiques traditionnels.

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Focus sur le GPEC

Approche actuellement très demandée, GPEC (Predictive Job and Skills Management) vise à améliorer correspondance entre les compétences nécessaires et celles qui sont ou seront disponibles pour améliorer la compétitivité de l’organisation.

Cet élan supplémentaire pour la gestion des compétences est de plus en plus important, renforcé par son cadre juridique et sa réduction des coûts, qui sont nécessaires dans de nombreuses structures. La gestion des compétences est actuellement prise en compte dans la plupart des structures. Enfin, il est aujourd’hui alimenté par les progrès des TIC.

L’utilisation du logiciel qui accompagne cette approche garantit une gestion des compétences plus dynamique, plus intelligente, plus rapide et plus précise.

2 — Pourquoi implémenter un logiciel de gestion des compétences ?

La connaissance de vos employés est devenue structurante. Les environnements concurrentiels mondialisés, comme les crises sanitaires, nécessitent en réalité des réductions de coûts, et donc mieux avec un plus petit nombre de ressources. De ce point de vue, le personnel RH et opérationnel doit pouvoir disposer de toutes les données du personnel disponibles, telles que :

  • Savoir-faire : Hard-Sill
  • Compétences d’être : Soft-Skill
  • Boutiques
  • Autorisation d’entrée
  • Souhaits de mobilité…

Un logiciel de gestion des compétences centralise ces données de base afin de mieux les mobiliser pour l’organisation et le développement des employés. L’individu et ses compétences sont ainsi valorisés au cœur de la société. Ces fonctionnalités creusent le fossé avec les logiciels RH traditionnels qui ne relient pas ces informations ensemble.

3 — Avantages de l’installation d’un logiciel de gestion des compétences

Les structures qui ne proposent pas de solution dédiée utilisent généralement Excel, qui nécessite plusieurs éléments, des données obsolètes et des remaniements importants pour prendre des décisions. Cet encombrant use s’oppose donc à l’utilisation d’une solution de gestion des compétences qui présente de nombreux avantages :

  • Grâce à l’automatisation, il permet de gagner du temps.
  • Il vous permet d’avoir des données dynamiques, donc mises à jour et utilisables en continu.
  • Il permet le traitement collaboratif des données et l’intégration des employés dans le processus conformément à la culture interne.
  • Il fournit des liens entre les compétences en matière de données et de nombreux processus et ajoute de l’intelligence à leur flux de travail.
  • Il offre l’expérience d’un utilisateur agréable et intuitif.
  • Il fournit une image numérique de la structure et favorise la rétention des employés

4 — Comment implémenter un logiciel de gestion des compétences ?

Pensez : « Pourquoi ? « Avant ça « Comment ?

»

La clé de la mise en œuvre d’une telle solution réside dans son inclusion dans la stratégie globale de l’entreprise. L’objectif est de réduire coût, promotion de la mobilité, simplification de la formation ? Comme pour tout projet, le succès de ce projet réside dans la motivation des équipes chargées de sa mise en œuvre et dans le prix qui sera décerné à sa valeur ajoutée. Augmentez vos chances de succès : donnez une légitimité stratégique à votre projet !

Adoption sécurisée

Si cela simplifie le (s) processus (s) interne (s), un logiciel intégré nécessitera l’adoption de nouvelles procédures et parfois d’un nouvel objectif pour l’utilisateur. Par conséquent, le changement qui l’accompagne est nécessaire pour l’adoption de ces nouveaux usages. Il devra s’appuyer sur la formation de la population humaine et sur une campagne de communication destinée à tous les utilisateurs.

Cette approche fait partie du calendrier global de l’organisation. Une approche qui respecte les délais prévus contribuera également à encourager l’adoption.

Accepter approche collégiale

La

réussite de l’installation d’un logiciel de gestion des compétences dépend également de l’adoption d’une approche collégiale. L’identification exhaustive des scientifiques, des experts et des contributeurs et leur inclusion dans le processus de prise de décision permettront non seulement de légitimer l’accès, mais aussi d’introduire une solution réellement adaptée aux défis de la région. N’oubliez pas que vos équipes sont des experts dans leur domaine.

Réparez vos processus

Vos chaînes de validation sont-elles lourdes et chronophages ? Rendez-les plus flexibles. Avez-vous une approche très hiérarchique ? Apportez de l’horizontalité ! Vos activités sont-elles inspectées ? Osez être transparent ! L’intégration d’un nouvel outil est l’occasion idéale de contrôler et de rationaliser vos processus internes. N’oubliez pas que le logiciel de gestion des compétences est agile et, si nécessaire, permet édite.

Capitaliser sur les ressources existantes

Si votre approche est nouvelle, certains travaux antérieurs peuvent vous faire gagner du temps. Les données collectées devront probablement être retouchées, mais elles fourniront une base de réflexion intégrée au contexte de votre organisation. Il vous permet d’approfondir l’étude de vos besoins. Les experts et scientifiques à l’origine de ces données seront également en mesure de vous guider vers les forces et les faiblesses de ces travaux précédents.

Clôture

La mise en place d’un logiciel de gestion des compétences implique de placer les compétences au centre de l’arbitrage d’entreprise et d’optimiser le potentiel de vos ressources.

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